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Tant que vous ne l’avez pas validée, une facture est un brouillon : elle n’a pas encore de numéro, vous pouvez la modifier librement, et son PDF porte la mention « BROUILLON ». Un brouillon ne peut pas être envoyé à votre client depuis Moki Devis.

Le numéro est attribué au moment de la validation, dans l’ordre de vos factures. La loi impose en effet une numérotation chronologique et continue, sans trou : si chaque brouillon recevait un numéro dès sa création, un brouillon supprimé laisserait un trou dans la suite.

Le début des numéros (par exemple « FAC ») se règle dans « Réglages » › « Numérotation » (sur mobile : « Plus » › « Paramètres » › « Numérotation »), tant qu’aucune facture n’a été validée.

Valider, c’est émettre la facture. À la validation, Moki Devis :

• lui attribue son numéro définitif, à la suite de vos factures précédentes ;
• la verrouille : elle ne peut plus être modifiée ni supprimée ;
• permet de l’envoyer : le bouton « Envoyer au client » apparaît.

Pourquoi c’est obligatoire ? Une facture doit porter un numéro unique, attribué dans l’ordre chronologique. Et une fois émise, elle ne se modifie plus : l’administration fiscale prévoit qu’on la corrige en émettant un nouveau document (une facture rectificative ou un avoir) qui fait référence à la facture d’origine, avec son numéro et sa date. C’est pour cela que, dans Moki Devis, seule une facture validée peut être envoyée, et qu’une erreur se corrige par un avoir.

La validation demande une connexion internet. Une facture créée hors ligne pourra être validée dès votre retour sur le réseau.

Supprimer : uniquement pour un brouillon, c’est-à-dire une facture jamais validée. Le brouillon disparaît définitivement. Une facture validée ne peut pas être supprimée.

Archiver : pour ranger une facture, quel que soit son statut. Elle quitte la liste « Actives » et passe dans l’onglet « Archivées ». Rien n’est effacé : elle reste comptée dans votre chiffre d’affaires et dans vos exports comptables. « Désarchiver » la remet dans la liste.

Créer un avoir : pour annuler une facture validée, en tout ou en partie. L’avoir est un document à part, avec son propre numéro, qui vient en déduction de la facture d’origine.

Une facture validée est définitive : elle ne peut plus être modifiée ni supprimée. Pour l’annuler, en tout ou en partie, vous émettez un avoir.

L’avoir indique automatiquement le numéro et la date de la facture d’origine. Le total des avoirs d’une facture ne peut pas dépasser son montant.

Pour corriger une erreur (mauvais montant, ligne en trop…) : annulez la facture par un avoir, puis créez une nouvelle facture juste avec « Nouvelle facture ».

Si votre client a déjà payé, le remboursement se fait en dehors de Moki Devis : un avoir ne reçoit pas de paiement.

Quand vous travaillez comme sous-traitant d’une entreprise, sur des travaux de construction liés à un bâtiment (y compris rénovation, réparation, entretien), vous ne facturez pas la TVA : c’est votre donneur d’ordre qui la déclare et la paie. Votre facture est établie hors taxes, indique que la TVA est due par le donneur d’ordre et porte la mention « Autoliquidation ».

Si vous êtes l’entreprise principale et que vous travaillez directement pour votre client (un particulier, par exemple), ce n’est pas de la sous-traitance : la TVA s’applique normalement.

Moki Devis vérifie trois conditions :

• vous êtes au régime réel de TVA, pas en franchise en base ;
• votre numéro de TVA intracommunautaire est renseigné (« Réglages » › « Entreprise » ; sur mobile : « Plus » › « Paramètres » › « Entreprise ») ;
• votre client est un client « Professionnel » et son numéro de TVA intracommunautaire est renseigné dans sa fiche.

Moki Devis passe alors la TVA à 0 %, affiche « NET À PAYER HT » et ajoute sur le PDF la mention « Autoliquidation — article 283-2 nonies du CGI », avec le numéro de TVA de votre donneur d’ordre. Un avoir sur cette facture reprend automatiquement le même traitement.

S’il manque une information, Moki Devis l’indique sous la case à cocher et bloque la validation jusqu’à ce qu’elle soit complétée.

L’export comptable reprend vos factures et avoirs validés sur la période choisie, selon leur date d’émission. Les brouillons ne sont pas inclus ; les factures archivées, si.

Mois par mois : le plus simple est d’exporter « Ce mois » le dernier jour du mois. Pour un mois déjà terminé, utilisez « Période… » sur ordinateur (du 1er au dernier jour du mois) : sur mobile, seul le mois en cours est proposé.

Dans le doute sur le format, demandez à votre comptable. Le fichier FEC est le format standard des logiciels comptables ; le tableur donne une liste lisible de vos factures.

Un devis accepté peut encore être modifié, mais votre client devra l’accepter à nouveau : la modification annule l’ancienne signature.

Dans les deux cas, le devis repasse au statut « Envoyé » et son PDF indique la date et le motif de la modification. L’ancien lien de signature ne fonctionne plus.

Attention : avec « Sauvegarder », rien n’est envoyé à votre client, même si le statut affiche « Envoyé ». Vous le repérez à l’étiquette orange « modifié · non renvoyé » (« non renvoyé » sur mobile) dans la liste des devis, et au bandeau « Non renvoyé au client — renvoyez-le pour signature » quand vous ouvrez le devis. Pour l’envoyer, cliquez sur « Renvoyer pour signature » (sur mobile : « Renvoyer »). L’étiquette disparaît dès que le devis est parti.

Tant qu’il n’est pas renvoyé, ce devis est compté dans les « Devis en attente » du tableau de bord, comme un devis réellement envoyé.

Un devis déjà converti en facture ne peut plus être modifié : corrigez la facture avec un avoir.

Chaque client a une adresse principale et peut avoir jusqu’à 5 autres adresses (comptabilité, associé…). Au moment de l’envoi, vous cochez les destinataires.

Chaque destinataire reçoit son propre email : les destinataires ne voient pas les adresses des autres.

Ces informations se saisissent une seule fois. Elles s’ajoutent ensuite automatiquement sur vos devis et factures.

Si vous êtes soumis à l’assurance décennale, la loi demande de joindre votre attestation d’assurance à vos devis et factures. Ajoutez-la au moment de l’envoi, dans « Pièces jointes » : « + Ajouter un fichier » sur ordinateur, « + Ajouter une photo ou un PDF » sur mobile. Elle est à rajouter à chaque envoi.

Pour les autres assurances professionnelles obligatoires, vos devis et factures doivent indiquer l’assurance, les coordonnées de l’assureur et la couverture géographique du contrat : ce sont les champs de l’onglet « Décennale & assurances ».

Pour un client professionnel, Moki Devis ajoute aussi les pénalités de retard, l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement et la mention « Escompte pour paiement anticipé : néant ». En franchise en base de TVA, la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » est ajoutée automatiquement.

Moki Devis enregistre d’abord vos modifications sur votre appareil, puis les envoie au serveur : c’est ce qui vous permet de travailler sans réseau. « Modification non enregistrée » signifie que le serveur a refusé une modification, en général parce qu’une information obligatoire manque ou n’est pas valide (un code postal vide, une ligne de devis sans désignation…). Tant qu’elle n’est pas corrigée, cette modification n’existe que sur cet appareil.

Ce n’est pas la même chose que « Hors ligne » : hors ligne, vos modifications attendent et partent toutes seules au retour du réseau.

« Abandonner » efface la modification de votre appareil. Ne l’utilisez que si vous n’en avez plus besoin.

Ce message accompagne une « modification non enregistrée » sur un devis ou une facture. Il signifie qu’au moins une ligne est incomplète : le plus souvent, une ligne sans désignation (le nom de la prestation), parfois une ligne sans prix.

Dès que la ligne est complète, la modification repart toute seule et l’alerte disparaît.